JOGJAOKE.COM, Yogyakarta — Keprotokolan kerap dipersepsikan sebatas tata aturan teknis dalam penyelenggaraan acara resmi. Padahal, di balik susunan tempat duduk, urutan sambutan, hingga tata cara penyambutan tamu, terdapat peran yang jauh lebih mendasar: menjembatani relasi antarmanusia, jabatan, lembaga, sekaligus beragam kepentingan yang menyertainya.
Pandangan itu disampaikan Kepala Istana Kepresidenan Yogyakarta, Deni Mulyana, saat memberikan materi dalam Pelatihan Keprotokolan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY), Kamis (15/1/2036), di Gedung AR Fachruddin A Lantai 5 UMY. Menurut Deni, keprotokolan bekerja pada wilayah etika dan komunikasi, bukan semata-mata pada kepatuhan prosedural.
“Protokol itu perekat. Ia memastikan setiap orang merasa dihormati, acara berjalan tertib, dan komunikasi terjaga dengan baik,” ujar Deni di hadapan peserta pelatihan.
Secara yuridis, keprotokolan di Indonesia memiliki landasan yang kuat melalui Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan. Namun, Deni menegaskan bahwa regulasi tersebut hanyalah kerangka. Implementasinya menuntut kepekaan, kebijaksanaan, serta kemampuan membaca situasi.
“Undang-undang memberi batas dan pedoman, tetapi protokol tidak bisa dijalankan secara kaku. Ada etika, ada rasa, dan ada seni berkomunikasi. Ketika aturan ditegakkan tanpa etika, justru berpotensi menimbulkan ketegangan,” katanya.
Keprotokolan, lanjut Deni, berlandaskan sejumlah asas penting. Di antaranya asas kebangsaan yang mencerminkan watak Indonesia yang majemuk, asas ketertiban dan kepastian hukum, serta asas keseimbangan dan keselarasan antara kepentingan individu, masyarakat, dan negara. Dalam konteks hubungan internasional, asas timbal balik menjadi prinsip yang tak terpisahkan.
Jika dijalankan dengan tepat, protokol tidak hanya memastikan acara selesai sesuai jadwal, tetapi juga meninggalkan kesan yang mendalam. “Orang merasa dihargai, relasi terjaga, dan suasana menjadi harmonis. Dampaknya sering kali tidak terlihat, tetapi sangat dirasakan,” ujarnya.
Dalam relasi antarnegara, keprotokolan bahkan menjadi cermin wajah bangsa. Cara menyambut tamu negara, mengatur tempat, hingga sikap dan gestur petugas protokol mencerminkan martabat serta harga diri nasional.
Karena itu, etika dasar menjadi fondasi utama dalam praktik keprotokolan. Etika tersebut mencakup kepercayaan diri, kemampuan memberi kesan yang baik, pelayanan yang tulus, loyalitas yang proporsional, menjaga kerahasiaan, pengendalian emosi, serta kecakapan beradaptasi dengan berbagai kalangan.
“Protokol bukan sekadar pekerjaan teknis, melainkan amanah. Di dalamnya ada tanggung jawab menjaga kehormatan pimpinan, kenyamanan tamu, dan kelancaran acara. Ketika semua pihak merasa aman dan dihormati, di situlah protokol bekerja dengan sempurna,” tutur Deni. (ihd)
